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我是如何接觸到Notion？
2021年年初陸續在一些社群平台上，發覺越來越多人推薦這套軟體或是提供Notion的模板，當時沒有引起我太大的注意也沒特別花時間去研究。在五月的時候，愛用軟體工具的同事再次跟我提起了Notion，以及一堂Notion的線上課程。
我與同事參加了雷蒙與老K的Notion的課程，在此之前我是連Notion帳號都沒有的超新手小白，一邊上課跟著老師的步驟下載了軟體辦了帳號。後來課程結束後（不含後續老師貼心追加的Bonus單元）已在工作及生活上應用課程中學到的觀念，目前才使用一個多月，但對於軟體帶給自己莫大的改變感到驚訝，因此寫下這篇文章。
Notion是什麼？
Notion是一款強大筆記軟體，結合文件、日曆、任務、資料庫等功能的稱生產力APP。
The all-in-one workspace for your notes, tasks, wikis, and databases.
https://www.notion.so/
遇到Notion前，我用哪些數位工具？
剛剛提到了Notion所具備的幾個主要功能，分享一下使用Notion前我在工作上最主要的工具。
- Evernote：使用情境小至簡單的點子紀錄，大到進行企劃發想、撰寫，甚至資料研究蒐集，都是在evernote上進行。同時也會與團隊協作共同編輯。
- Trello：以Block為單位，將龐大專案拆解，建立多項任務清單，透過trello管理任務事項並追蹤團隊成員進行狀況。可使用不同的版面模式來做專案狀況的檢視。
- Google日曆：紀錄會議、外出行程、課程時間、特定任務截止日期，重要的時間提醒。
- Google試算表：跨部門、跨單位的專案進度管理、甘特圖，以表格化的方式呈現，且能夠同時多人編輯、多人瀏覽。
之所以會需要多款數位軟體來協作無疑是為了增加工作效率，然而資源四處分散卻也讓我困擾不已，進度要看trello，企劃寫在evernote，相關會議的時間看google日曆，要整理給外部單位檢視得要再copy一份到google。
工作管理上我遇到了以下問題。
- 資訊四散於各軟體，彼此沒有關聯性，也難以綜觀全面的了解全貌
- 更新Ａ軟體的資訊，Ｂ軟體的內容也得更新，經常搞不清哪邊資訊才是最新
- 為了與他人協作，需要將資訊放到可協作的平台上
- 筆記資訊量爆炸，現有軟題無法支援做更有架構的整理
如果你與我一樣碰到了以上問題，那麼邀請你往下閱讀，看看我是如何透過Notion嘗試解決上述問題，或許還不是最佳的使用方法，但已經讓我不像當初對於資訊的整理感到焦躁，那我們繼續囉。
初學者的我愛用不已的Notion功能
Notion課程結束後，我開始將工作及生活慢慢地丟到Notion裡頭，或許大家好奇，才使用了一個月，軟體還不熟悉的狀況下能夠活用的範圍，在此與大家分享初學者的我，在目前階段最愛的Notion功能。雖然都是很基本的功能，卻也解決的我目前的痛點，正式開啟我使用Notion的大門。
- 自由編輯的筆記版面，自訂符合使用需求的情境頁面
Notion編輯區域主要是以Block區塊為單位，沒有只能由上而下的限制，能夠自己創建符合自己使用情境的頁面。
例如我會在頁面最上方放上我最常用到的資訊或注意事項，可能是專案目標、專案deadline，或經常需要取用的資訊。下方可以左右分開兩個區塊的方式呈現，可以放置需要搭配對照的資料，或是重要性相等，需要立即被看到的項目。
- 容易讀寫的Markdown格式，建構完整的資料層級架構
簡單說明一下什麼是Markdown，維基百科中解釋：「使用易讀易寫的純文字格式編寫文件，然後轉換成有效的XHTML文件」，能夠更快速的在使用Markdown編輯的網站、論壇快速的發表文章。
上述關乎到網站內容編寫，有點太過專業。若單純對於普通使用者而言，我覺得就是相當好編輯，而且能夠產生文檔分層的邏輯架構，畫面更簡潔統一方便閱讀。
- 自訂關聯的資料庫，整合相關的資訊資源
Notion內的資料庫能夠在多個資料庫間來回做關聯，並且能夠使用不同的檢視模板，來達到不同的使用目的。
我的用法會將相同類型的筆記以資料庫的方式建立，加入共通的屬性方便管理，若兩個資料庫間屬性是有相關，便可以透過關聯性連結起來。
例如下方左側是該專案要進行的項目，右邊是該專案執行時研究的資料，左邊是一個資料庫，右邊是一個資料庫，兩者再彼此做關聯，我便可以執行專案項目時迅速地找到要參考的資料。
我如何運用Notion同步思考工作管理的優化方式
因為Notion像畫布一樣無框架的自由性，讓思考不受限制。也讓我在把工作放進Notion時先考量該怎麼去做資料的整理，以及日後想要看到的資訊，而不是毫無章法的將資料倒進Notion，那就沒機會發揮到Notion的最大的價值了。
因此這個部分來說說，用慣了evernote後轉移至Notion，我做了什麼、思考了什麼，開始讓Notion優化了我的工作管理。
- 對專案本身架構進行更細的拆解，再將各架構安排到頁面上，進行妥善的管理
當我打開一個專案管理空白頁面，便開始思考：此專案的目的，是由哪些項目組成，是否有些經常取用的資源，或是特殊的注意事項要留意。這些內容都會在建構頁面經過我的思考及整理，放上專案的頁面上。
- 將持續發生的日常必備工作，建立標準化的管理模式
例如會議紀錄管理，因會議記錄經常發生的任務，且有固定需要被記錄的內容，包含日期、與會人員、會議目標、會議內容等，很適合使用資料庫方式做管理，透過資料庫不同的呈現方式，也能作為行事曆安排使用。
- 妥善管理分類知識，讓知識的研究更縝密，也更利於取用
Notion的資料庫功能，我認為是很適合做知識管理的工具（若有更適合的也可以推薦給我），因大量的知識內容，可以透過資料庫的屬性去做分類，並且關聯到目前執行的項目，便能了解還需研究的知識項目。
剛開始使用Notion的初期，我並沒有急著要把所有資訊一股腦的放進Notion裡頭，花了些時間思考資料之間的關聯性，確認好架構及我希望的管理方式，才慢慢的將資訊一點一點的放進Notion。
加上我是相當重視版面美觀及喜愛標準格式的使用者，所有資料放進notion後幾乎都是以資料庫的方式來做呈現管理，因此在思考自己的使用邏輯花了較多時間。
每個人的使用情境皆不相同，可以檢視自己使用的情境及需求，設計屬於自己慣用的方式，只要裡頭的某一功能有幫助到自己，對任何人而言就是很棒的工具了，透過慢慢摸索使用，挖掘更多靈活應用的方式，將軟體玩的更有自己的風格！
後記
本篇簡單的分享了使用Notion的帶給我的巨大改變，靈活的運用軟體來管理工作，在思考邏輯更全面之外，也能省去許多時間對散落的資訊做整理，同時優化自己的工作流程。
特別的是，Notion對於我日常生活的影響更遠大於工作，過去已經很習慣使用多個數位工具管理工作，但卻很少用相同方法管理生活，這次同步將Notion應用在管理生活上，好像什麼開關被開啟一樣，生活開始有規律、有系統、有邏輯的在運作，而且我反而覺得更輕鬆也更充實了！下一篇再來與大家聊聊Notion初學者的生活應用！敬請期待！
目前只是一名初學者與大家分享我的小嘗試，還沒挖掘到很高深的使用技巧，未來會持續深入使用Notion的功能應用到其他場景，到時候再與大家分享我實驗過後的小心得囉！也歡迎大家相互交流分享用法，希望可以一起發覺更不一樣的使用方式！
附錄
Notion 實戰課程：打造專屬數位工作術 – 線上教學課程 – Hahow 好學校
最後的最後，推薦一下帶領我進入Notion領域的課程。因為自己是個新手小白，課程前段以緩慢的步調扎實的學習基本功，透過雷蒙與老K不斷提倡正確的使用觀念，讓自己實際應用時能夠有效的使用軟體，了解自己使用軟體的目的而不是為了用而用。
課程中段開始藉由各個使用場景搭配論證，介紹了PARA知識管理、GTD任務管理、OKR目標與績效管理來更深入應用Notion，讓接觸Notion的初學者能更清楚了解此工具能帶來的幫助，並透過實例熟悉裡頭各個功能。
是一門在功能面、應用面甚至是理論面都教學得很完整的課程，推薦給大家參考！